员工记录应保留多长时间?

2015年8月5日

所有企业都希望保留自己的员工,但是员工将在某个时候继续前进,这可能会给某些企业带来管理上的麻烦。 员工离开公司有多种不同的原因,他们可以简单地继续前进或退休,或者可以被裁员,因身体不佳而离职或因不当行为而被解雇。无论他们离开的原因是什么,公司都将保留有关其雇用及其结束方式的记录。如果保留所有这些文件,则公司很可能会发现文件柜里装满了文件和详细信息。

对于大多数企业而言,开始存储员工文档将不是问题,但是随着公司的发展和更多员工的加入,最终留下了一个问题:“员工记录应保留多长时间?”当然会被问到。

在决定您应该保留员工记录多久之前,重要的是要问该保留记录什么?

关于现有和前雇员的每条记录都是出于不同的原因生成的,无论它们是基本的联系方式,合同,纪律处分,评估记录和财务信息。

《数据保护法》规定,数据和记录仅应在有用的时间内存储,因此,由雇主及其人力资源政策决定这些记录的使用期限。可能还需要在不同的时间处理不同的记录,例如,在员工离开公司多年之后,可能不必保留财务信息,而基本的联系方式对于雇主结束后的很多年来说可能对雇主很重要。雇员的工作。

建议将员工的个人信息(包括联系方式,评估和评论)保留至少5年。您应保留HMRC可能要求与他们见面的员工财务状况至少三年。

人们普遍认为,您应该在员工离开组织后保存6年的记录,然后确定哪些记录对于企业保留和处置不重要的记录仍然有价值。

许多员工记录包含敏感信息,因此请务必确保正确处理它们,这可能包括交叉撕碎纸质记录和安全丢弃硬盘,应将其销毁而不是格式化。

尽管HRonline是必不可少的缺勤管理解决方案,但我们的HR软件还使您能够以安全可靠的方式存储员工文档,从而为您提供可访问的中央资源,并可在其中以简单的方式添加和删除文档。

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