如何向员工宣布即将到来的办公室搬迁?

2018年11月12日

对于任何成长中的企业而言,搬迁办公室都是不可避免的过程。由于多种原因,搬迁可能会在任何时候发生,例如:

  • 业务用尽办公室空间来托管新设备;
  • 员工人数增加,旧办公室缺乏足够的可用空间;
  • 对于大多数员工而言,位置变得不便;
  • 办公室租金上涨,不再符合预算;
  • 业务不断拓展到新市场,因此不得不搬迁。

每当公司安排办公室搬迁时,管理层都必须将计划何时,如何以及计划发生的所有情况通知所有员工。使用 像HR Online这样的管理系统只能为您提供帮助 如此艰巨的努力。我们的杰出产品是 也可以在手机上使用.

最好是向所有感兴趣的各方宣布,而不仅仅是员工。必须向您的公司通知业务合作伙伴和客户其办公室搬迁。

在本文中,我们重点介绍为什么您应该 注重 与所有团队的沟通,以及如何确保大声清晰地发布公告。

正确地传达正在进行的实际办公室准备工作的流程是非常重要的。给员工的好办公室搬迁公告 最小化 错误和混乱的机会。

沟通良好的流程不可避免地导致重新安置顺利成功。在办公室变更之前,期间或结束时沟通中的任何缺陷都可能使您花费数千英镑的资金,时间和精力。

我们已经请来了家庭和办公室搬迁专家 很棒的办公室搬迁 –凯特·哈特(Kate Hart)提供了幕后知识以及有关如何正确进行事先沟通的提示 办公室 移动应该发生。

发送有关办公室移动通知的正确方法

团队会议

拥有500多名员工的大公司很可能会拥有多个部门,每个部门都由独立的团队组成。使每个人都了解正在进行的和即将到来的内部程序的最佳方法是指派专人来协调流程。

内部营销团队应召集所有团队负责人,并告知他们有关即将到来的办公室搬迁的所有详细信息。 考虑信息安全。反过来,经理和团队负责人必须将办公室搬迁公告转发给所有员工。

简介后,每个团队负责人都应与他们的团队见面,并通过面对面的交流来告知他们。这样,任何团队成员都可以直接从其团队负责人那里询问和接收更多信息。

向所有员工发送办公室搬迁电子邮件

在大型公司中,通常将团队分配到电子邮件组中。 信任所有团队至关重要 但是,负责办公室搬迁所有更新的人员或团队应确保在整个电子邮件链中将每个电子邮件组添加为收件人,并确保每个人都是最新的。

这样,您将确保公司中的每个人都知道事情将如何发生,如何发生以及何时发生。

如果有人发送问题,请确保在您的回复中提及该问题。否则,回复的收件人可能无法在问题和答案之间建立联系。

通过邮政服务向员工发送搬迁信

似乎是一种过时的交流形式,但实际上,’仍然是当今最可靠的系统之一。

休产假或病假的员工可能无法跟踪所有公司内部的沟通方式。而且,几乎不跟踪电子邮件的客户或业务合作伙伴也会收到一封信件,您可以确定没有人被抛在后面。

确保在办公室创建一个可能看不到收到的所有电子邮件的人员列表。

如果您希望办公室顺利进行,请确保也向这些员工发送信件,以便您放心采取所有预防措施。包括所有可用信息。让每个人都知道他们可以在任何给定时刻询问和接收信息以及最新消息。

使用电子邮件营销活动来定位订户和业务合作伙伴

常规客户和业务合作伙伴应已订阅您的新闻通讯。

这些团体对于您企业的繁荣和福祉至关重要。确保通过精心计划的电子邮件营销活动通知每个人,以便每个人都处于最新状态。

使它在视觉上引人注目并提供足够的信息,因此人们将花费足够的时间彻底阅读它。

使用Google表单并将其发送给公司中的所有人

搬迁办公室的过程应使建筑物中的所有人都参与进来。如果所有员工都做出一点贡献,那么几乎没有什么可以出错的。

Google表格 是创建调查和问卷调查的最佳工具之一&公司内部的研究。您可以包括任意多个问题,也可以改变人们的回答方式。这些工具使您可以收到有关搬迁过程中需要改进的任何方面的反馈。毕竟, 员工敬业度有什么帮助 推杆  好玩  回到办公室.

我们建议您在提交表单中匿名回复。 

征询员工关于以下方面的反馈意见:

  • 哪个月最适合搬迁
  • 人们准备在此过程中提供帮助吗
  • 人们是否愿意将个人物品打包在自己的盒子里
  • 搬迁后有人会坚持使用相同的办公桌和IT硬件吗?
  • 是什么 可以提高生产力的办公设计 (浅色/深色,可用空间更多/更少,天花板短/高等)
  • 包括有关当前会议室和饭厅的改进等问题

无论您与员工有什么联系,请确保其尽可能简短准确。在执行之前,始终要争取获得有关办公室搬迁计划的反馈。进行更深入的挖掘,以了解人们对变更是否有什么疑问或忧虑。